Whistleblowing-kanavan tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä Rekisterinpitäjänä toimii organisaatio, kenen internet-sivuilla palvelu toimii. Rekisterinpitäjän yhteystiedot löytyvät rekisterinpitäjän sivustolta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste Kerättäviä tietoja käytetään sähköisen ilmoituskanavan (Whistleblowing-kanavan) kautta saatujen ilmoitusten käsittelyyn. Ilmoitukset voi tehdä nimellä tai täysin anonyymisti. Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet. Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja - ilmoituksen tekijästä - ilmoituksen kohteesta - henkilöistä, joilla on yhteys epäiltyyn väärinkäytökseen. Rekisterissä ei käsitellä sellaisia rekisteröityyn liittyviä tietoja, joilla ei ole kytköstä ilmoituksen kohteena olevaan asiaan. Rekisterissä voidaan käsitellä sellaisia yleisiä tietoja ja arkaluonteisia tietoja, joiden käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai ratkaisemiseksi. Käsiteltäviä tietoja ovat: - Etu- ja sukunimet - Titteli - Mahdolliset yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite) - Ilmoitettavan rikkomuksen tiedot (päivämäärä, paikka, tapahtunut) - Kaikki muut ilmoittajan mahdollisesti antamat tiedot vapaakentässä tai liitteessä - Ilmoituksen käsittelyssä kertyvät tiedot, kuten kommentit ja aikaleimat sekä tiedot mahdollisista toimenpiteistä Tietolähteet Henkilötiedot kerätään ilmoituksen tekijältä, ilmoituksen käsittelijänä sekä rekisterinpitäjältä. Tietojen siirtäminen tai luovuttaminen Tietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän organisaatiossa nimettyjen henkilöiden toimesta ilmoituksen selvitystä varten sekä luovuttaa kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin viranomaisille. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Ulkoisia palvelukumppaneita käytetään järjestelmän ylläpitämiseen sekä ilmoitusten käsittelyssä. Henkilötietoja voidaan siirtää palvelukumppaneille lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja tarvittavat sopimukset on laadittu. Ilmoituskanavan tekninen ylläpitäjä ei käsittele ilmotuksia tai niissä olevia henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia. IP-osoitetta tai meta-tietoja ei tallenneta. Henkilötietojen säilytysaika Tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia, kuitenkin enintään viisi vuotta, ellei tietojen edelleen säilyttäminen tätä pidempään ole tarpeen asian käsittelyn, rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin, viranomaistutkinnan taikka ilmoituksen tekijän tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei ole ilmoituksen käsittelyn kannalta merkitystä, poistetaan ilman viivytystä.. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötiedot suojataan huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Henkilötietoja käsittelevät vain erikseen nimetyt henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely liittyy. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: - Oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä - Oikeus saada tutustua henkilötietoihin - Oikeus tietojen oikaisemiseen - Oikeus käsittelyn rajoittamiseen - Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksentekoon kohteeksi Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt hoidetaan rekisterinpitäjän toimintamallin mukaisesti, joka löytyy rekisterinpitäjän sivuilta. Rekisterinpitäjä antaa vastauksen kirjallisena henkilötietolainsäädännön mukaisessa ajassa (pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa). Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen tai voimassaolevan henkilötietolainsäädännön vastaisesti, lisätietoja tietosuoja.fi. Muutokset Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen tarpeen vaatiessa tai lainsäädännön muuttumisen perusteella.